Meeting & Event Rerservations-Coordinator

Vous êtes passionné(e) par le secteur de l’hospitalité et avez le goût du challenge commercial ? 

Rejoignez notre équipe dynamique en tant que Meeting & Event Rerservations-Coordinator au sein de l'hôtel en plein expansion.

Vos missions :

• S’assurer que chaque demande reçue est traitée sous 24h

• S’assurer que les tarifs définis sont utilisés correctement

• « Vendre les bons services aux bons clients » : identifier les besoins des clients et leur budget afin d’adapter l’offre

• Utiliser

• S’assurer qu’un contrat est signé pour chaque offre validée

• Follow-up : suivi des dates d’option et relance des clients

• S’assurer de la satisfaction des clients de la demande jusqu’à la fin de l’événement

• Préparer les réunions de fonction et communiquer avec les différentes équipes (banqueting, cuisine, housekeeping, réception) à toutes les étapes de l’organisation d’un événement

• S’assurer que tous les responsables d’équipes (managers ou assistants managers) reçoivent les informations à jour

• Compléter et vérifier les rooming lists, attributions des chambres, redirections de charges, mémos des groupes

• Vérifier que toutes les instructions de facturation sont correctement mises à jour (profils entreprises et contacts complétés, réservations garanties, prépaiements reçus etc.)

• Vérifier que les prépaiements sont faits et relancer les clients si nécessaire

• S’assurer qu’une carte en garantie est enregistrée dans la réservation

• Facturation après événement : s’assurer que les montants facturés sont corrects et que nous disposons de toutes les preuves

• Former les nouveaux collaborateurs et suivre l’évolution

• Mise à jour si nécessaire des procédures/standards, puis formation à l’équipe

• Vérifier que les supports de vente sont à jour : site web, brochures…

• Contrôle des groupes annulés : raison, respect des conditions

• Suivi des feedbacks clients : vérifier les réponses et compléter le rapport

• Gérer les réclamations clients et les litiges lorsque ceux-ci ne peuvent être gérés par les collaborateurs et apporter une solution appropriée en concertation avec responsable Sales

• Préparer les affichages journaliers pour diriger vers les salles (TV + A3 cadres)

• Accueil des clients le jour de leur événement

• Suivi sur place des événements : vérifier que les services prestés sont conformes aux prestations signées

• Bilingue anglais-français

• Expérience de 2 ans minimum dans le domaine

• Organisé

• Pro-actif et orienté satisfaction client